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#EnglishTips – 10 dicas para escrever um e-mail formal em inglês

1 ano atrás ----- Blog EnglishTips

 

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Em e-mail formal, não são só a gramática e o ‘spelling’ que precisam estar corretos, é preciso também usar os termos apropriados. Confira as dicas que preparamos abaixo para “momentos-chave” da sua mensagem:


1) Subject Line

No assunto do email, procure usar uma frase que resuma brevemente e com clareza o conteúdo do seu email. Exemplos:

✦  Summary of Our Meeting with the New Client
✦  Re: New Pitch from Brazil
✦  Human Resources Assistant Application 

2) Greetings

✦ Dear Sir / Madam
✦ 
Dear Sir or Madam (quando você não sabe o sexo da pessoa com quem está falando)
✦ Dear Mr/ Ms Johnson
✦ 
To whom it may concern: (🇺🇸 inglês americano)

Obs.: Usar o primeiro nome do destinatário não é apropriado! E cuidado para não chamar uma “madam” que você não conhece de Mrs ou Ms Something (pois se você não a conhece, não sabe se é casada ou solteira)

3) Reason for Writing

No começo da sua mensagem, apresente suas razões para estar escrevendo ou respondendo o e-mail em questão:

✦ Thank you for your e-mail
✦ With reference to our telephone conversation yesterday…
✦ I am writing with regards to the meeting…
✦ I am writing to make a reservation…
✦ I am writing to apply for the position of…
✦ I am writing to ask for further information about…

 

4) Asking for something

Se você precisa fazer algum pedido para o destinatário (seja alguma informação ou ação), use sempre um modal verb no começo da frase (“would” ou “could”). E use e abuse do “please”!

✦ I would appreciate it if you could please send me…
✦ Could you please let me know if you are available [for something] on [date]
✦ Could you possibly arrange a meeting with…
✦ I would also like to know if…
✦ Please let me know when…

 

5) Offering something

Se você não está pedindo, mas sim fornecendo algo ou alguma informação, procure usar os verbos a seguir no começo das frases:

✦ We regret to inform you that the meeting has been cancelled due to…
✦ We are happy to let you know that…
✦ I am glad to inform you that…
✦ We are willing to arrange what you have asked…
✦ Should you need any further information, please do not hesitate to contact me…

6) Complaining

Às vezes precisamos reclamar formalmente de algo que deu errado. Dicas para ser respeitoso:

✦  I am writing to express my dissatisfaction with…
✦  I regret to say that I was not completely satisfied with…
✦  We regret to inform you that…
✦  I am interested to hear how I can be compensated for…
✦  I would like to receive a full refund…

 

7) Apologising

Se quem precisa se desculpar (ou ser apologético) é você, procure usar os termos a seguir:

✦  We are sorry to inform you that…
✦  I am afraid I will not be able to…
✦  Please accept our apologies for…

✦  We would like to apologise for any inconvenience that we may have caused…
✦  Please let us know what we can do to compensate you for…
✦  We will make sure that this will not happen again in the future

 

8) Attaching files 

✦  Please find attached the file about…
✦  I am attaching my CV for your consideration…
✦  I am sending you the brochure as an attachment…
✦  I am afraid I cannot open the file you have sent me…

 

9) Ending

O melhor jeito de fechar sua mensagem, se você espera uma resposta, é com:

✦  I look forward to hearing from you

10) Closing formula

✦ Yours faithfully, (se você começar com “Sir / Madam”)
✦ Yours sincerely, (se você começar com o nome do destinatário – ex.: “Dear Mr Johnson”)
✦ Sincerely, (🇺🇸 inglês americano)
✦ Yours Truly, (🇺🇸 inglês americano)

 

No geral, tente não usar contrações (prefira “We are” em vez de “We’re”), não economize nos “please” e “thank you” e tente ser mais indireto no approach (prefira “I was wondering if you could” em vez de “Can you?”). Quer mais dicas? Veja aqui 57 jeitos de terminar um email!

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